Tips Menentukan Jumlah Undangan yang Dibutuhkan untuk Acara Kamu
Menentukan jumlah undangan adalah salah satu langkah krusial dalam merencanakan acara, baik itu pernikahan, ulang tahun, atau syukuran. Kesalahan dalam memperkirakan jumlah ini bisa berdampak pada anggaran, konsumsi, hingga kapasitas tempat. Berikut beberapa tips yang bisa membantu Anda menentukan jumlah undangan yang tepat:
- Buat Daftar Awal Tanpa Filter
Catat semua nama yang ingin Anda undang, tanpa membatasi terlebih dahulu. Gunakan kategori: keluarga inti, keluarga besar, teman dekat, kolega kerja, dan tetangga. Ini akan menjadi gambaran awal skala acara Anda.
- Tentukan Skala Acara
Apakah Anda menginginkan acara yang intim atau besar? Skala acara menentukan apakah Anda perlu menyaring daftar undangan awal atau bisa mengundang semua yang tercatat.
- Perhatikan Kapasitas Lokasi dan Anggaran
Pastikan jumlah tamu sesuai dengan kapasitas tempat dan budget yang tersedia. Sediakan buffer sekitar 10-15% untuk antisipasi tambahan tamu tak terduga atau keluarga yang datang lebih dari jumlah yang diperkirakan.
- Gunakan Rasio Kehadiran
Secara umum, sekitar 75-85% dari total undangan akan hadir, tergantung jenis acara dan lokasi. Jika Anda mengundang 200 orang, bisa jadi yang hadir sekitar 150–170 orang. Gunakan ini untuk menghitung kebutuhan konsumsi dan tempat duduk.
- Sediakan Cadangan Undangan
Cetak undangan tambahan sebanyak 5–10% dari jumlah yang telah Anda hitung. Ini berguna untuk undangan mendadak atau jika ada kesalahan dalam pencetakan.
Dengan perencanaan yang matang, Anda bisa menghindari pemborosan sekaligus memastikan semua tamu merasa dihargai. Semoga acara Anda berjalan lancar!
Posting Komentar